Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні
Закон про бухгалтерський облік — це базовий нормативний акт, за яким живе будь-яке підприємство, ФОП чи громадська організація в Україні. Він визначає, хто зобов’язаний вести облік, як оформлювати первинні документи, хто несе відповідальність за достовірність цифр і кому можна не тримати штатного бухгалтера. Якщо ви реєструєте ФОП, відкриваєте ТОВ чи керуєте ОСББ, цей документ стосується вас особисто — навіть коли облік веде аутсорсер зі сторони. Далі — простими словами, що саме написано в законі, кого він стосується, які винятки передбачені та де криються реальні ризики для тих, хто ігнорує облік.
Ключовий документ — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV. За понад двадцять п’ять років чинності він пережив десятки змін, але ядро залишилось тим самим: облік ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації, а відповідальність за його організацію несе власник або керівник, а не найнятий бухгалтер. На цьому тримається вся система оподаткування, статистики та фінансової звітності країни.
Що регулює закон і чому він потрібен
Закон про бухгалтерський облік встановлює чотири базові речі: обов’язок вести облік, вимоги до первинних документів і регістрів, правила складання фінансової звітності та відповідальність за порушення. Без нього податкова не змогла б перевірити реальний дохід бізнесу, банки — оцінити платоспроможність позичальника, а інвестори — зрозуміти, куди вкладають гроші. Навіть невеликий магазин на спрощеній системі мусить зберігати чеки, видаткові накладні та книгу обліку доходів, бо інакше довести покупку товару чи сплату оренди буде нікому.
Сама філософія обліку в Україні спирається на міжнародні принципи, зокрема на концепцію подвійного запису, яка, за даними матеріалу про бухгалтерський облік у Вікіпедії, сформувалась в італійських торгових містах ще у XIII–XV століттях і остаточно оформилась у «Трактаті про рахунки і записи» Луки Пачолі 1494 року. Сучасний український бухгалтер працює в тій самій логічній рамці, що й купець із Флоренції 1458 року, лише замість пергаменту використовує «BAS Бухгалтерія» чи M.E.Doc.
Хто зобов’язаний вести бухгалтерський облік
За загальним правилом статті 2 закону № 996-XIV облік зобов’язані вести всі юридичні особи, незалежно від форми власності, розміру та виду діяльності. Це стосується ТОВ, ПАТ, ФОПів на загальній системі, комунальних підприємств, державних установ і навіть громадських організацій. Винятки передбачені окремо: ФОПи на спрощеній системі, іноземні представництва та деякі банки можуть вести облік у спрощеному вигляді, але зобов’язання зберігати первинку нікуди не зникає.
| Суб’єкт господарювання | Чи зобов’язаний вести повний облік | Який обсяг обов’язковий |
|---|---|---|
| ТОВ, ПАТ, ПрАТ | Так | Повний бухгалтерський облік, фінансова звітність за НП(С)БО або МСФЗ |
| ФОП 1–2 групи ЄП | У спрощеному вигляді | Книга обліку доходів (КУДо), первинні документи 3 роки |
| ФОП 3 групи ЄП | Облік доходів і витрат | Книга обліку, звітність раз на квартал/рік |
| ФОП на загальній системі | Так, повний облік | Книга обліку доходів і витрат, звітність раз на рік |
| Громадська організація, ОСББ | Залежить від статусу | Неприбуткові організації ведуть облік за спрощеним планом рахунків |
На практиці це означає, що навіть мікро-ФОП із одним найманим працівником мусить зберігати чеки на закупівлю товару, акти виконаних робіт і платіжні доручення. Податкова під час перевірки спитає саме первинку, а не красиву «1С:Бухгалтерія» з порожніми регістрами.
Кому можна не вести бухгалтерський облік
Прямої норми про «звільнення від обліку» в законі немає, але стаття 4 передбачає право не застосовувати окремі положення (стандарти) бухгалтерського обліку, крім тих, що стосуються фінансової звітності. Скористатися ним можуть:
- юридичні особи, які відповідають критеріям мікропідприємств за ст. 2 закону № 996-XIV (до 10 працівників, дохід до 700 тис. євро);
- представництва іноземних компаній, які ведуть облік за правилами своєї країни;
- ФОПи, які не є платниками ПДВ і ведуть облік у КУДо;
- суб’єкти, що здійснюють лише господарську діяльність без мети отримання прибутку (за окремими винятками).
Звільнення від обліку за стандартами не дорівнює звільненню від обліку взагалі. Навіть ФОП 1-ї групи, який торгує на ринку, мусить зберігати чеки й записи в КУДо. Це найчастіше місце, де підприємці помиляються, вважаючи, що «я ж спрощенець, мені нічого не треба».
Структура закону про бухгалтерський облік
Документ складається з 25 статей, об’єднаних у чотири розділи. Щоб швидко зорієнтуватися, корисно знати, що саме шукати в кожному розділі:
- Розділ I «Загальні положення» — статті 1–4. Визначають сферу дії, основні терміни, обов’язок ведення обліку та випадки, коли можна не застосовувати окремі норми.
- Розділ II «Організація бухгалтерського обліку на підприємстві» — статті 5–9. Тут прописано, хто відповідає за облік (керівник), хто його веде (головний бухгалтер або особа за наказом), як формується облікова політика.
- Розділ III «Фінансова звітність» — статті 10–14. Встановлюють види звітності (Баланс, Звіт про фінансові результати, Звіт про рух грошових коштів, Звіт про власний капітал, Примітки), строки подання та підстави для аудиту.
- Розділ IV «Прикінцеві положення» — статті 15–25. Тут відповідальність, порядок оприлюднення звітності, перехідні положення та приписи щодо міжнародних стандартів.
Найчастіше підприємці стикаються зі статтями 2, 3, 4, 8 і 11. Стаття 2 — хто зобов’язаний вести облік. Стаття 3 — мета й принципи. Стаття 4 — випадки, коли можна не застосовувати стандарти. Стаття 8 — відповідальність керівника. Стаття 11 — строки подання фінансової звітності.
Обов’язки керівника та відповідальність бухгалтера
Стаття 8 закону чітко розподіляє ролі: власник або керівник підприємства зобов’язаний створити умови для ведення обліку, призначити відповідальну особу (головного бухгалтера або, для малих підприємств, бухгалтера за сумісництвом) і забезпечити подання звітності. Головний бухгалтер відповідає за достовірність цифр у межах своїх повноважень, але остаточну відповідальність несе керівник. Під час перевірки податкова спитає саме з директора, а не з бухгалтера-аутсорсера.
Якщо облік не ведеться або ведеться з перекрученнями, стаття 8 передбачає адміністративну відповідальність за статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП). Штраф для посадових осіб — від 85 до 170 грн, суми давно не індексувалися, тож залишаються символічними. Однак податкова може додатково донарахувати податки, пеню та штраф за несплату — це вже зовсім інші гроші. За грубі порушення, якщо вони тягнуть умисне ухилення від сплати податків, передбачена кримінальна відповідальність за статтею 212 Кримінального кодексу України.
Первинні документи та строки їх зберігання
Окрема вимога закону — правило «трьох років». Первинні Для додаткового контексту документи, регістри бухгалтерського обліку та фінансова звітність повинні зберігатися не менше трьох років після закінчення звітного періоду, в якому їх складено. Для деяких категорій (наприклад, документів з основних засобів) — мінімум 5 років. На практиці краще зберігати все 7 років: податкова має право перевірити період до минулих трьох років, якщо під час перевірки виявить порушення в поточному.
Первинний документ має містити обов’язкові реквізити: назву підприємства, дату складання, назву господарської операції, її кількісне та вартісне вираження, посади та підписи відповідальних осіб. Без хоча б одного з цих реквізитів документ вважається недійсним і податкова може не визнати витрати. Самописні «видаткові накладні» на папері без номера, дати чи підпису — постійне джерело донарахувань, особливо при роботі з контрагентами, які потім виявляються фіктивними.
Хто може не мати головного бухгалтера
Пункт 3 статті 8 закону дозволяє не створювати посаду головного бухгалтера на малих підприємствах та у ФОПів. У такому разі обов’язки покладаються на керівника або безпосередньо на ФОПа. Це найпоширеніша модель в українському малому бізнесі: підприємець сам записує доходи й витрати в КУДо, сам підписує декларації і сам несе відповідальність. За оцінками Державної служби статистики, переважна більшість зареєстрованих ФОПів працювали саме в такому режимі — без найманого бухгалтера, часто з аутсорсинговою підтримкою на 2–5 годин на квартал.
Аутсорсинг — це не підстава для зняття відповідальності. Договір із ФОП-бухгалтером чи компанією-аутсорсером не звільняє керівника від обов’язку контролювати якість роботи. Якщо аутсорсер «забув» подати декларацію, штраф прийде саме на підприємство, а не на виконавця. Саме тому досвідчені підприємці вимагають від аутсорсера щомісячний звіт про зроблене — щоб у разі помилки можна було вчасно виправити ситуацію.
Фінансова звітність: види, строки, куди подавати
Згідно зі статтею 11 закону, підприємства зобов’язані складати річну фінансову звітність. Для суб’єктів малого підприємництва це спрощена форма (Баланс і Звіт про фінансові результати), для великих і середніх — повний комплект. Строки подання:
| Вид звітності | Хто подає | Куди | Строк |
|---|---|---|---|
| Річна фінансова звітність | Усі юридичні особи | Орган статистики, податкова (у складі декларації з податку на прибуток) | До 1 березня року, наступного за звітним |
| Податкова декларація з податку на прибуток | Платники податку на прибуток | ДПС | Протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу / року |
| Декларація ФОП на загальній системі | ФОП на загальній системі | ДПС | Протягом 40 днів після закінчення року |
| Звіт про доходи ФОП на ЄП | ФОП 1–3 груп ЄП | ДПС | Щокварталу до 20 числа наступного місяця |
Окремо стаття 14 закону зобов’язує оприлюднювати річну звітність підприємства, що становлять суспільний інтерес (банки, страхові, великі підприємства). Для мікропідприємств ця вимога не поширюється, тож більшість ТОВ із річним доходом до 700 тис. євро можуть не публікувати звітність у відкритому доступі.
Міжнародні стандарти та українські НП(С)БО
Закон про бухгалтерський облік 1999 року побудований на логіці національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку — НП(С)БО, затверджених наказами Мінфіну. Однак з 2007 року Україна поступово переходить на Міжнародні стандарти фінансової звітності (МСФЗ / IFRS). Станом на 2026 рік повний перехід на МСФЗ уже здійснили банки, страхові компанії, підприємства, цінні папери яких допущені до біржових торгів, і ті, хто отримує кошти від міжнародних фінансових організацій. Решта ТОВ можуть обирати: НП(С)БО чи МСФЗ.
Перевага МСФЗ — визнання на міжнародному рівні, тож якщо ви плануєте залучати іноземного інвестора чи виходити на IPO, без МСФЗ не обійтися. Недолік — складніша методологія, дорожчий аудит і потреба в спеціалізованому бухгалтері. Для невеликого бізнесу, що працює лише на внутрішньому ринку, НП(С)БО зазвичай достатньо.
Міжнародний досвід: ЄС, США, Велика Британія
У Європейському Союзі бухгалтерська звітність регулюється Директивою 2013/34/ЄС, яка уніфікує вимоги до річної фінансової звітності. Малим підприємствам дозволено подавати скорочену форму (лише баланс і скорочений звіт про прибутки/збитки), середнім — повну форму без консолідації, великим — повну консолідовану звітність за МСФЗ (які в ЄС називаються IFRS). Український підхід нагадує європейську «триступеневу» модель: мікро, малі, середні/великі. Різниця — у ЄС перехід на МСФЗ обов’язковий для всіх публічних компаній, в Україні — лише для окремих категорій.
У США діють загальноприйняті принципи обліку (US GAAP), що розробляються Радою зі стандартів фінансового обліку (FASB). Для американських компаній звітність настільки детальна, що аудит «великої четвірки» може коштувати мільйони доларів. Українським підприємцям US GAAP потрібен лише в разі виходу на американські біржі чи роботи з американськими інвесторами. Тоді компанія готує паралельну звітність — українську за НП(С)БО/МСФЗ і американську за US GAAP, із подальшою трансформацією однієї в іншу.
У Великій Британії діють UK GAAP та IFRS. Після Brexit UK GAAP залишився обов’язковим для малих і середніх приватних компаній, а для публічних — IFRS. За цим принципом Україна рухається повільно, але впевнено: приватний бізнес залишається на національних стандартах, публічний і стратегічно важливий — переходить на МСФЗ. У межах Угоди про асоціацію з ЄС Україна взяла зобов’язання гармонізувати облік у банківському та страховому секторах саме з IFRS.
Сучасні реалії: цифровізація обліку в Україні
Сьогодні український бухгалтерський облік дедалі більше переходить у цифровий формат. Електронні документи, обмін через «Дія.Sign», автоматизована звітність у M.E.Doc, «Соната» чи «BAS Бухгалтерія» стали нормою. Закон про бухгалтерський облік дозволяє використовувати електронні первинні документи за умови, що вони відповідають вимогам ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» і підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Паперовий дублікат у такому разі не потрібен.
Під час воєнного стану та повоєнного відновлення цифровізація прискорилася. За даними ДПС, у 2024–2025 роках переважна більшість податкових документів подаються в електронній формі. Це знижує ризик втрати первинки, спрощує перевірки та економить час бухгалтера. Для ФОПів з’явилися мобільні застосунки на кшталт «Дія» та «Checkbook», де можна вести спрощений облік доходів і одразу формувати платіжні документи. Повноцінної заміни класичному бухгалтерському обліку вони не дають, але для 1–2 групи ЄП — цілком достатні.
Типові помилки підприємців і як їх уникнути
Найчастіше бізнес потрапляє в проблеми через характерні помилки. Перша — відсутність облікової політики. Багато ТОВ працюють роками без наказу про облікову політику, де мають бути описані методи нарахування амортизації, оцінки запасів, визнання доходів. Податкова під час перевірки трактує відсутність політики як перекручення обліку, і це привід для донарахувань. Друга помилка — підміна первинних документів. Чеки з касового апарата чи фіскальні звіти не замінюють видаткову накладну при роботі з юрособами, тож підтвердити витрати без повноцінної «первинки» складно. Третя помилка — несвоєчасне зберігання документів. Якщо ФОП закрився, а через три роки податкова вирішить перевірити період, відсутність документів карається штрафом від 510 до 1020 грн за статтею 121 КУпАП, а також ускладнює захист у суді.
Щоб уникнути цих ризиків, достатньо дотримуватися простого чекліста:
- видати наказ про облікову політику на початку року й оновлювати його при зміні діяльності;
- зберігати всі первинні документи в одному місці (паперова папка + хмарне сховище для сканів);
- перевіряти реквізити документів від контрагентів перед підписанням — це знижує ризик фіктивних операцій;
- подавати звітність у встановлені строки навіть за відсутності діяльності (так звана «нульова» звітність);
- залучати аудитора при річному доході понад 20 млн грн — для них аудит обов’язковий за статтею 14 закону.
Як закон змінювався: коротка історія
Закон про бухгалтерський облік в Україні ухвалений 16 липня 1999 року — ще до запровадження гривні та створення податкової в її сучасному вигляді. У 2000 році він замінив радянське «Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні» 1993 року, яке діяло лише сім років. У 2006-му додали перехідні положення щодо МСФЗ, у 2014-му — норму про спрощений облік для мікропідприємств, у 2017-му — обов’язковий аудит для компаній із суспільним інтересом. У 2022 році під час воєнного стану Верховна Рада тимчасово послабила штрафи за невчасне подання звітності, а в 2023-му — повернула їх у повному обсязі.
Документ, ухвалений ще за президентства Кучми, залишається дієвим і через чверть століття. Це рідкість для українського законодавства: більшість економічних законів переписувалися три-чотири рази. Причина стабільності — вдала архітектура, яка спирається на підзаконні акти (НП(С)БО, МСФЗ) і дозволяє змінювати технічні вимоги без переписування базового закону.
Як перевірити себе: чи все у вас у порядку
Швидкий самотест для підприємця виглядає так. Перше — у вас є наказ про облікову політику з датою не пізніше початку поточного року. Друге — ви можете за 10 хвилин знайти будь-який документ за останні три роки. Третє — ваша фінансова звітність за минулий рік подана до статистики та ДПС у встановлені строки. Четверте — у вас є чинний договір із бухгалтером (внутрішнім чи аутсорсером), а якщо ви ФОП без бухгалтера — КУДо заповнена до останнього рядка. Якщо хоча б один пункт «гуде» — це сигнал, що варто переглянути облік до наступної перевірки.
Податкова, згідно зі статтею 121 Податкового кодексу, має право призначити документальну перевірку без попередження за наявності ризиків. Тому простіше витратити день на аудит власного обліку, ніж місяць на оскарження донарахувань.
Поширені запитання
Чи може ФОП взагалі не вести бухгалтерський облік?
ФОП 1-ї та 2-ї групи єдиного податку веде облік у спрощеному вигляді — у Книзі обліку доходів (КУДо). Це не означає, що обліку немає: первинні документи, чеки, платіжні доручення все одно потрібно зберігати щонайменше три роки.
Хто несе відповідальність за ведення обліку — керівник чи бухгалтер?
За статтею 8 закону № 996-XIV відповідальність покладається на власника або керівника підприємства. Головний бухгалтер відповідає лише в межах своїх повноважень, визначених наказом і посадовою інструкцією. Судова практика трактує це так: штраф за порушення обліку отримує підприємство і його керівник, а не бухгалтер.
Скільки років потрібно зберігати бухгалтерські документи?
Мінімальний строк зберігання — три роки після закінчення звітного періоду. Для документів, пов’язаних з основними засобами, капітальними інвестиціями та персоналом, рекомендовано зберігати 5–7 років. Податкова має право перевірити період до трьох років, якщо виявлені порушення в поточному.
Чи можна вести бухгалтерський облік в електронному вигляді без паперу?
Так, за умови, що документи підписані кваліфікованим електронним підписом і відповідають вимогам Закону «Про електронні документи та електронний документообіг». Більшість українських підприємств сьогодні ведуть облік у «BAS», «1С» чи M.E.Doc і подають звітність онлайн.
Чи обов’язково переходити на МСФЗ?
Обов’язковий перехід на МСФЗ передбачений для банків, страхових компаній, підприємств, що становлять суспільний інтерес, і компаній, цінні папери яких допущені до біржових торгів. Решта юридичних осіб можуть обирати: НП(С)БО чи МСФЗ. МСФЗ обов’язковий, якщо підприємство отримує фінансування від міжнародних організацій (ЄБРР, МФК, EIB).
Які штрафи за неведення бухгалтерського обліку?
Адміністративний штраф за статтею 164-2 КУпАП — від 85 до 170 грн. Головний фінансовий ризик — донарахування податків і штраф у розмірі 25% від суми заниження (за перше порушення) та 50% (за повторне). Кримінальна відповідальність за умисне ухилення від сплати податків передбачена статтею 212 КК України — від 51 000 грн штрафу до позбавлення волі на строк до 3 років за тяжкі випадки.
Чи можна не мати головного бухгалтера у ТОВ?
Так, стаття 8 закону дозволяє керівнику малого підприємства взяти обов’язки бухгалтера на себе або покласти їх на іншого працівника за сумісництвом. У такому разі видається наказ із переліком обов’язків і рівнем відповідальності. Більшість українських ТОВ або наймають бухгалтера-аутсорсера, або користуються хмарними сервісами автоматизації.
Що таке облікова політика і чи вона обов’язкова?
Облікова політика — це внутрішній документ підприємства, де описані обрані методи обліку: амортизація основних засобів, оцінка запасів, момент визнання доходів. Вона обов’язкова для всіх юридичних осіб і затверджується наказом керівника на кожен календарний рік. Відсутність облікової політики — одна з типових підстав для податкових донарахувань.
Чи має право податкова перевірити облік ФОПа?
Так, ДПС має право призначити фактичну перевірку (за статтею 80 ПКУ) або документальну (за статтею 75 ПКУ). Фактична перевірка може проводитися без попередження під час воєнного стану. Для документальної планової перевірки ФОПа повідомляють за 10 днів до початку.
Чи зобов’язані громадські організації та ОСББ вести бухгалтерський облік?
Громадські організації, благодійні фонди та ОСББ, які мають статус неприбуткових, ведуть спрощений облік відповідно до Положення про форми та порядок ведення обліку неприбутковими організаціями. Вони подають фінансову звітність до ДПС та статистики у встановлені строки, але можуть використовувати скорочену форму звітності.